„Управление на събития“ и „планиране на събития“ често се бъркат като понятия и се считат за една и съща дейност, въпреки че са две много различни неща. Това създава проблеми най-вече за клиентите, които погрешно мислят, че се нуждаят от мениджър на събития, когато това, от което се нуждаят, е планиране на събития. Къде е тънката разлика и как да се ориентирате по-добре в ситуацията?

Планиране на събитие:

Всички събития – от обикновен тиймбилдинг на малка фирма до големи корпоративни събирания – започват с някакъв план. Първоначалните дискусии с клиента относно идеите, темите, желаните дати и бюджета са част от самия процес на планиране на събитието.

Планирането на събитията започва от самото начало, когато се изгражда концепцията и продължава до момента на неговото реализиране.

Отговорностите за планиране на събития могат да включват:

  • избиране на обща тема за събитието
  • разработване на бюджет
  • избор на място
  • наемане на външни изпълнители
  • избор на меню
  • уреждане на развлекателна програма
  • дизайн и оформление на пространството
  • изработка на покани и други

Управление на събитие

Всеки тип събитие се състои от множество части, които подобно на пъзел имат точно определено място. Успешните събития имат всички тези свързани части, които се събират в точното време и на правилното място, плавно и ефикасно и според плана. Този процес се нарича управление на събития.

Управлението на събития включва създаването, координирането и управлението на различните компоненти на събитието, както и екипите от хора, отговорни за всеки аспект. Някои аспекти на управлението на събития могат да включват:

  • запазване на място за събитие
  • координиране на външните изпълнители
  • разработване на планове за извънредни ситуации
  • управление на персонала, отговарящ за всяка дейност
  • наблюдение на изпълнението на събитие
  • мониторинг на събитието
  • справяне с непредвидени ситуации по време на самото събитие и др.