
Това е онзи важен елемент, който подготвя участниците за процеса и оказва въздействие върху резултата от срещата. Видът и подредбата на мебелите, както и откритите пространства имат ключова роля и значение – работното пространство се отразява на поведението, а визуалната среда, може да създаде уникални възможности за активизиране на креативността, ангажираността и раждането на блестящи идеи. И въпреки че творчеството е субективно нещо, съществуващите изследвания подкрепят идеята, че средата, която се смята за творческа, вдъхновява и мотивира хората.
Стандартните изисквания към пространствата, обстановката и дизайна непрекъснато се променят. Много компании се отдалечават от стерилната корпоративна среда и залагат на по-креативни и нетрадиционните решения. Целта е помещенията да придобият по-непринуден, интерактивен и разчупен дизайн. Традиционните заседателни зали се заменят с динамични пространства, които създават почти жилищна атмосфера и могат да бъдат пригодени за нуждите на работно място. Освен това, една особено актуална към момента тенденция е да се използват улични елементи за определени мероприятия или те направо да се провеждат на открито. Всичко това има за цел да направи срещите по-динамични, да се предизвикат необичайни дискусии и да се създадат незабравими впечатления.
Още един важен фактор, който е определен от необходимостта в едно пространство да бъдат обособени различни модели за обучение, работа или забавление. Архитектурата на такива помещения включва зони за водене на лекции или презентации, за съвместна работа в екип, за комуникация и забавление. Всичко това, обикновено обхваща голям брой хора, които си взаимодействат активно помежду си.
Съвременните устройства се превърнаха в неразделна част от всяко едно събитие. Мултифункционалните екрани и мрежовите технологии радикално променят дизайна, динамиката и културата на провеждане на срещите. Интерактивните пространства и арт инсталации, създадени с помощта на най-новите технологии, засилват все повече интереса и очакванията на аудиторията.
Наред с „умните“ телефони, все по-голяма популярност набират и т.нар. „умни“ материали. Това са нови видове пластмаса, която може да променя формата си; бои, които провеждат електричество; пигменти, които променят цветовете си; и тъкани, които могат да светят. Те вече се прилагат в архитектурата и интериорния дизайн и имат потенциала да променят радикално представите за събитията и срещите в света на бизнеса.