5 етапа при организиране на събития

Кои са 5-те основни етапа, през които минава организаторът на събития?

Планирането на събития често се смята за лесна задача, с която “всеки би могъл да се справи“. Погледнато отстрани, целият процес изглежда елементарен – изпращане на покани до участниците, подредба на маси и столове, избор на кетъринг и озвучаване. Това е само една малка видима част от айсберга, който носи името „управление на събития“. Зад този айсберг са скрити много дни на усилена и напрегната работа по предварително планиране, проучване и приготовления, обхващащи най-малкия детайл от всеки елемент на събитието.

Кои са най-основните етапи и кои са предизвикателствата, с които се справят организаторите на събития?

Подготовката

Основното правило – колкото по-голямо е събитието, толкова повече време ще е необходимо за цялостната организация.

За събитие с около 200 участници могат да бъдат достатъчни и 4-5 седмици, но за мащабни мероприятия с над 800 души, организацията би могла да отнеме повече от 6 месеца

1. Разработване на план за действие

Период: осем седмици преди събитието

До този момент, всички предварителни проучвания и планирания вече трябва да са направени. На този етап най-важните въпроси, които стоят пред организатора на събитието са: защо и как.

2. Креативността на ход

Период: от 6 до 7 седмици преди събитието

Това може би е най-забавната и творческа част от целия процес. Тук се раждат гениалните идеи и събитието придобива характерния си облик. Часовете, прекарани в търсене на вдъхновение и създаване на цялостната концепция и визия на събитието, достигат своята кулминация. Желанията на клиента са удовлетворени и се постига съвършеният баланс между предварителните очаквания и реализирането им на практика.

3. Планиране на най-малките детайли

Период: от 4 до 6 седмици преди събитието

Бюджет, график, избор на локация и място, кетъринг, график и програма, списък на презентаторите или говорителите, забавления, управление на риска, маркетинг и реклама – всички тези въпроси вече трябва да бъдат разрешени и планирани до съвършенство. Залагат се конкретни цели и срокове, които ще бъдат спазвани от всички членове на организационния екип.

4. Стриктно спазване на сроковете

Период: от 1 до 4 седмици преди събитието

По това време всичко трябва да е готово, но понякога дори 24 часа в денонощието не са достатъчни на организатора на събития, за да проследи цялостната организация, работата на екипа, логистиката, външните изпълнители и перфектното изпълнение на подробния план за действие. Тук опитните професионалисти имат готов план Б за почти всяка ситуация, а още по-добре, ако има план В, за да се избегнат неприятните изненади и неочаквани провали в последния момент.

5.Обратна връзка и оценяване

Период: 1 до 2 седмици след събитието

Едва сега, организаторът на събитието може да си поеме дълбоко въздух – след като всичко е приключило. Това е най-малко стресиращият етап от целия цикъл на планиране, но работата съвсем не е приключила. Тук идва моментът на анализ на постигнатите резултати и евентуалните пропуски и грешки, впечатленията на участниците, както и удовлетвореността и крайната оценката от страна на клиента.