Фактът, че мястото определя до голяма степен начина на протичане и успеха на събитието, едва ли може да бъде оспорен. Но истина е също, че при правилна подготовка, подходящите зали са винаги повече от една. Затова е добре да съставите свой списък с места, подходящи за различен тип и мащаб събития. Не ограничавайте списъка си до големи и средни зали в популярни и много използвани хотелски комплекси и големи конферентни центрове. Включете в него поне няколко малки и задължително – няколко самостоятелни. Така ще сте подготвени за всякакъв случай.

 

Коя зала е малка

Разбира се, ако обичайните ви събития са с по няколкостотин участници, малка за вас е и залата със 100 места. Но все пак в бранша има прието деление:

  • големи са залите с над 100 места;
  • средни са тези за от 30 до 100 човека;
  • малките са с капацитет до 30 човека.

Когато подбирате малка зала, винаги тръгвайте с яснота за това, как искате да подредите столовете. Защото от подреждане до подреждане капацитетът ѝ може да намалее до два пъти и вместо с 30, да се окажете с 15 места.

 

Какъв тип малка зала ви е необходима

Малката зала обикновено е семпло обзаведена, обстановката в нея е подчинена на функционалността. Разполага с добро естествено осветление и възможност за затъмнение – при нужда. Предлага необходимото техническо оборудване и отлични условия за добра работна атмосфера.

Но има и такива, които предлагат повече лукс и изисканост, подходящи са за заседания на борда на компанията, за срещи на високо равнище или за преговори с чуждестранни партньори. Те обикновено са част от луксозните хотелски комплекси.

Цената на малката зала е приемлива за всеки бюджет, но може би ще трябва да я резервирате по-рано поради по-голямото търсене.

 

 

Коя зала е самостоятелна

Това е конферентна зала, която не е част от голяма структура – хотел или конферентен  център. Тя може да е собственост на организация с различен предмет на дейност – училище, спортен клуб, място за художествени дейности и др. Може да е част от сграда с няколко зали, създадени и поддържани специално с цел отдаване под наем за организиране на събития. Най-често са малки до средни, но можете да намерите и самостоятелни конферентни зали с капацитет над 100 човека.

 

 

Предимствата на самостоятелните зали

Те обикновено са с добра локация и са леснодостъпни. Строени нарочно за целта, те са светли, добре шумоизолирани и професионално обзаведени. Не са част от голяма бюрократична машина и това им осигурява гъвкавост и отзивчивост при планиране и работа с клиентите. Дават ви по-голяма свобода при организацията и декорирането на пространството и възможност за избор – да ползвате собствен кетъринг или да се доверите на подбрани от тях доставчици.

Едно от големите им достойнства е, че осигуряват конфиденциалност на вашето събитие. Наоколо не се провеждат и други ивенти, не съществува риск участниците да объркат залите и т. н.

Важен плюс е, че обикновено наемите за самостоятелните зали са по-ниски. Често предлагат добре разработена система от пакетни цени – според броя часове, през които ще я ползвате, честотата на наемане, ранното резервиране и т. н.