Увеличаващ се брой на събитията, разнообразна тематика, малки бутикови събития, арт събития, мащабни проекти, конференции, семинари – това беше реалността ни до преди буквално два месеца.

 

Събитията минават онлайн

Само до преди няколко седмици всички говореха как нямат търпение да се върнем към стария начин на общуване и на провеждане на събития. Сега вече не е така. Започва да ни става ясно, че извънредната ситуация и изолацията променят начина на мислене на хората, нуждите и навиците им. Нещата се трансформират и бъдещето на събитията няма да има много общо с миналото. Задава се нова ера в сектора и от нас зависи тази ера да изградим правилно от самото ѝ начало.

В момента всички бизнеси, участващи в планирането и организацията на събития, гледат на тях и от перспективата на потенциални финансови и здравни рискове.

Само за няколко седмици всички текущи събития минаха онлайн и сме изправени пред предизвикателството да си представим онези, които предстоят да се случват.

 

Как ще се променят събитията на живо

Част от събитията в бъдеще ще останат онлайн, но каква ще е визията ни за тези, които ще се организират на живо? Дали това бъдеще ще е есента на тази година или в началото на 2021? Тепърва ще разберем кога във времето събирането на много хора на едно място ще бъде възможно и адекватно да се случи. Ако съдим по променящите се навици и нужди на хората, можем да прогнозираме няколко ключови момента, които ще влияят на вземането на решения.

 

 

Гъвкавост, адекватни финансови условия и премерен риск

Собствениците на пространства и зали за събития ще е нужно да предлагат гъвкавост в условията си за наемане. Самите организатори на по-мащабни проекти също ще е необходимо да проявяват гъвкавост към своите изложители, клиенти и спонсори, както в начините на плащане, така и в опциите за възстановяване на инвестициите в случай на отмяна.

А може би най-подходящи ще се окажат така наречените хибридни събития, такива, които ще предлагат опцията да избирате дали да участвате онлайн, или да присъствате физически. Всички организатори е препоръчително да се снабдят с техника и готовност част от събитието да може да се проведе онлайн или да наемат пространства с включено необходимо оборудване за целта.

Може би при варианта „хибридно събитие“ организаторите ще дадат по-голямо спокойствие и сигурност на спонсорите, инвестирали в събитието.

 

 

Конгресни центрове, хотели и зали за събития

И тук ще е необходима гъвкавост и готовност да се пригаждат пространствата спрямо нуждите на организаторите и клиентите. Големите зали е важно да имат възможност да преминават към такива за събития с по-малък брой хора. Бързото нарастване на виртуалните начини за организиране на срещи и мероприятия променя и условията за живите събития. Което пък означава задължително присъствие на мултимедия и други устройства в подкрепа на организаторите. И ако преди допълнителното оборудване е било опция, все по-често тези инструменти ще е желателно да ги има налични по подразбиране.

 

Сигурност и спокойствие за всички  

Едно от първите неща, които ще трябва да бъдат гарантирани, е сигурността и спокойствието за всички, които ще вземат участие в събитията на живо. Ще е важно да се намалят рисковете за сигурността на хората и здравето им до минимум, да откликваме на тревогите на своите клиенти, партньори, говорители, изложители и спонсори още преди да са ги изказали. Флаери, описващи всички мерки, взети за гарантиране на безопасността, условия за дезинфекция, по-голямо разстояние между стоящите места, са един от моментите, които е добре да се предвидят предварително.

 

Фокус върху качеството и ползата на събитията

Хората в бъдеще ще избират все по-селективно в кои събития да участват като клиенти или изложители. Рискът и ползата ще се преценяват прецизно и ще се вземат предвид всички параметри – сигурност, полза, смисъл, цена, качество. Ако успеем да издигнем нашите събития на едно по-високо ниво по всички параметри, можем да си гарантираме, че ще сме от тези, които ще бъдат избрани. Високото качество и стойността, която даваме на клиентите си отделно ще ни гарантира лоялността им.

 

Вместо да изпадаме в отчаяние и страх и да чертаем черни сценарии за индустрията, всички ние можем да използваме тези предизвикателства като възможност да изградим още по-процъфтяващи и близки взаимоотношения с нашите клиенти и партньори. Сега е времето да създадем една по-различна, но смислена ера в организацията и провеждането на събитията.