Как да организирате хибридни събития

 

Най-важната задача, която трябва да решите при организиране на хибридно събитие, е да ангажирате вниманието едновременно на публиката на живо и онлайн участниците. Осигуряване на обикновен уеб поток от случващото се в залата не е достатъчно. Хората пред компютъра се разсейват от много фактори. Те могат да ви напуснат буквално всеки миг.  Затова трябва да ги ангажирате, да им дадете възможност да участват пряко в случващото се – в решаването на казуси, в обсъжданията, чрез споделяне на съдържание и общуване с физическите участници (гласово, чатове на живо).

 

Кои са основните стъпки в организирането на хибридни събития

Изберете максимално рано темата

Това ще ви даде възможност да подготвите предварително презентациите, видеата, основната информация, лекторите и водещите, да тествате всичко и да го оразмерите с точност до секунди.

 

Определете срока достатъчно рано

Така ще можете да популяризирате широко хибридното събитие, да си осигурите желаните гости и участници, да напаснете всички елементи.

 

 

Изберете внимателно залата и осигурете оборудването

Освен да отговаря на потребностите на участниците лице в лице, тя трябва да осигурява условия за предаване на живо с добро качество. Едва ли е необходимо да се напомня, че за хибридното събитие техническото оборудване и бързият, надежден интернет са от изключително значение. Всеки гаф, всяко прекъсване означава загуба на аудитория и компрометиране на усилията ви.

 

Репетирайте

Всичките ви лектори, водещи, събеседници трябва да са наясно с разположението на камерите (поне 3-4) и мъртвите им точки, мястото на високоговорителите, осветлението. Те трябва да умеят да работят с техниката и да разбират изискванията на технологиите. Дайте им възможност да свикнат, че участието им се снима и предава на живо,  коментирайте, как трябва да са облечени, за да ги „харесва“ камерата.

 

Използвайте максимално познати приложения за общуване

Това ще направи и физическите, и виртуалните участници в хибридното събитие по уверени и спокойни. Примерно: Zoom, FaceTime, Skype, Join.Me, Google Hangouts, GoToMeeting  за виртуални срещи и Google Drive, Slack, Yammer, Dropbox за споделяне на съдържание.

 

Спазвайте предварително обявената програма до минута

Ще има виртуални посетители, които ще искат да видят точно определени презентации, видеа, да се включат в обсъждане по конкретна тема. Не ги принуждавайте да чакат, защото едва ли ще го направят. Нито пък е добре да се окаже, че очакваната активност е минала преди обявения за нея час.

Имайте предвид, че реакцията на онлайн участниците няма да е непосредствена като на лично присъстващите. 

Положете специални грижи за виртуалната аудитория на хибридното събитие

Тя обикновено е многократно по-голяма от реалната. Посрещнете я и я поздравете, както го правите с живите гости.  Обяснете на присъстващите, че заедно с тях работят и онлайн участници. Осигурете взаимодействие между тях. Задавайте общи въпроси, давайте достъп на всяка група до отговорите на останалите. Премислете как ще ангажирате хората пред екраните в кафе-паузите и времето за почивка. Ако ги оставите насаме с празната зала, те просто ще напуснат. Създайте възможност да гласуват, да отговарят на анкети, да питат и да отговарят, да създават лични контакти.

 

Намери и резервирай място за събитието си!

 

• Социалните медии са добро решение за работа и с двете групи участници в хибридното събитие – за разговори и обратна връзка. Обяснете предварително, как да се включат, как да поддържат връзка, да са активни. Използвайте видео на 360° (VR) за да накарате двете аудитории да се чувстват свързани, присъстващи заедно. Това създава неповторимо усещане.

 

• Използвайте механизмите, по които се изграждат игрите – краткосрочно и дългосрочно удовлетворение, конкуренция, награди. Това осигурява богати преживявания, които ще накарат виртуалните ви участници да пожелаят да се превърнат в реални на следващото ви събитие.

 

• Осигурете двама водещи – един за присъстващите участници и един за виртуалните, който играе ролята на модератор. Той ще следи отблизо поведението им, ще стимулира активността им, ще осигурява обратна връзка с тях. Ще бъде и техният глас, като акцентира на ключовите отзиви.

 

• При наличие на онлайн участници от други страни може да се наложи да ползвате услуги за отдалечен превод.

 

Преди да се заемете с първото си хибридно събитие, постарайте се да преживеете такова като участник! Това ще ви позволи да разберете от опит какви са преживяванията и къде трябва да съсредоточите усилията си. Опознайте предизвикателството отвътре! Ние можем да ви помогнем! 

 

Ако темата ви е интересна, прочетете и Защо да организирате хибридни събития