Достъпът до глобалната мрежа все повече се превръща в едно от основните условия на бизнес средата и дори за качеството на живот.

Ако вашата работа е свързана с организирането на събития, от личен опит знаете, че наличието на интернет в мястото на събитието е задължителен. И то не само защото вашите участници не искат да губят връзка с офисите си, с партньорите и близките си, но и защото се нуждаете от достъп до мрежата за презентациите, лекциите, видеоконференциите, анкетите, видеата, споделянето на материали и т. н. За да е всичко наред, не е достатъчно да се интересувате само за скоростта и цената.

 

Какъв интернет ви е нужен

За успеха на вашето мероприятие още при планирането му обърнете внимание кои от дейностите ще изискват интернет; какъв ще е предполагаемият минимален и максимален обем информация, който ще се обменя; до каква степен различните етапи на протичане са зависими от достъпа до мрежата и биха ли могли да се провалят заради проблеми с нея.

Едва след това преценете, дали предлаганият безплатен Wi-Fi отговаря на потребностите ви. Необходима е не само висока скорост, но и добра ширина на честотната лента. От нея зависи какъв максимален обем данни могат да се пренасят и какъв брой потребители едновременно могат да се включат, без да пада скоростта. Смята се, че 10 мегабита в секунда (Mbps) на 100 човека е на ръба на критичния минимум.

Специалистите по организиране на събития твърдят, че качествената широколентова интернет връзка вече е по-важна от фактори като осветлението и акустиката на залите, а в следващите няколко години ще е сред определящите.

 

Важни характеристики на интернета при организиране на събития

Инфраструктура

Тя включва както качеството на оборудването и разпределянето на честотната лента между потребителите, така и начинът, по който интернетът се доставя до мястото. Препоръчително е да търсите DSL (цифрова абонатна линия), T1 (специализирани или лизинг линии) или Gig-E (оптичен интернет).

 

Сигурност и надеждност

Ако успехът на срещата, семинара, конференцията ви зависи от сигурността и надеждността на връзката, не се колебайте и поискайте осигуряване на частна мрежа. Така ще имате специализирана връзка зад защитна стена и няма да сте зависими от потреблението на останалите присъстващи в сградата (хотела, конферентния център и т. н.). Когато такава услуга липсва, обърнете се директно към доставчик на интернет и се опитайте да сключите договор с него.

Имайте предвид, че VPN мрежите (виртуални частни мрежи) гарантират криптирана връзка, но пък намаляват скоростта и бавят трафика.

Безжичният Wi-Fi е много чувствителен към наличните други безжични устройства. За да сте сигурни, че няма да има смущения на сигнала, осигурете си кабелна връзка. Можете да използвате парола за достъп по време на събитието.

 

Точките за достъп

Проверете колко точки за достъп има в залата, каква площ покрива всяка и за колко потребители е предназначена. Имайте предвид, че излъчват в кръг и ако е необходимо, поискайте поставянето на допълнителни в ъглите на помещението или на местата, които остават непокрити от съществуващите точки.

 

Техническа поддръжка

Дори при най-добрата подготовка може да се случи срив на мрежата или авария. Затова задължително трябва да имате на разположение оторизиран специалист за поддръжка.

 

Още когато договаряте условията по наема на мястото, подчертайте, че ще искате отчет за използването на интернета. Така ще имате данни, на които да стъпите при планирането на следващото събитие. Успех!