Събитието на годината е само след няколко седмици, а ви се струва, че пропускате нещо важно от цялостния процес по планирането. Независимо дали става въпрос за ежегодна конференция, която ще привлече стотици професионалисти от бранша, или поводът е традиционен тиймбилдинг на служители, на всяка цена се постарайте да не допуснете някои от следните грешки.

1. Мястото е твърде малко.

Дори и да сте подсигурили точния брой на местата в конферентната зала, дали сте предвидили да има и достатъчно пространство в зоните за почивка и нетуъркинг? Уверете се, че мястото, на което ще се провежда събитието, разполага с достатъчно площ и по отношение на лоби пространствата, както и че има широки коридори с места за сядане, които гостите могат да използват, когато не слушат презентации или не участват в семинари. Тези преходни пространства често се пренебрегват, но са изключително важни за поддържане на комфортната атмосфера.

2. Участниците са отегчени.

Задължително планирайте добре почивките между отделните етапи на събитието, така че участниците да разполагат с достатъчно време, за да се освежат, да разполагат с време за осъществяване на контакти помежду си, както и да могат да водят своите бележки, без да изпускат следващата точка от дневния ред. Все пак, дори и по време на почивките се уверете се, че има нещо, което да задържи вниманието на гостите и да ги задържи да останат до края на програмата.

3. Гостите са гладни.

Една от най-големите грешки в корпоративните събития е липсата на достатъчно напитки и храна. При по-мащабните събития или тези с по-голям брой участници, това е особено предизвикателство. Осигуряването на ободряващи напитки – като кафе и чай, са повече от задължителни, а в допълнение към тях винаги трябва да има някакви дребни хапки, сладки и разбира се пресни плодове. Осигурете и малки бутилки с вода във всяко едно пространство на събитието.

4. Участниците са преуморени.

За да се поддържа интересът на участниците към събитието, то трябва да бъде изпълнено с разнообразни дейности и активности. Ключовият момент е те да бъдат умело подбрани и разпределени в програмата, за да не се получава пренасищане с информация или да изтощават прекомерно гостите.

5. Участниците са объркани.

Създайте официални покани за събитието, които да съдържат детайлна информация за програмата по часове и дати. Това улеснява всеки един от гостите, не само по-лесно да планират своя престой и да изберат в кой етап от събитието да се включат, но и създава усещане за организираност. В деня на събитието раздавайте персонални баджове на всеки един от участниците, в комплект с отпечатана подробна програма, която съдържа най-важната информация – часове и място на провеждане на всеки етап от събитието, карта на залите, телефон за връзка с организаторите и др.