Успешните събития изискват баланс между това да бъдат информативни и интерактивни, ангажиращи и продуктивни, забавни и запомнящи се.

Планирането им е особено предизвикателство, което налага едновременно пълна отдаденост, познания, креативност и време.

За да сте сигурни, че целият този процес върви възможно най-гладко от самото начало, е важно да имате предвид няколко ключови компонента, които гарантират пълен успех.

Комуникация

Комуникацията е първият и най-важен компонент, още от момента на проучването, до същинското реализиране на събитието.

Уверете се, че разполагате с правилния екип от хора, които да държат под контрол всеки един етап на събитието – от първоначалното запитване, до същинското планиране и последващата реализация. Обсъждайте, съгласувайте и следете отблизо, изпълнението на всеки един детайл от програмата, за да сте сигурни, че клиентът никога няма да остане подведен или разочарован.

Озвучаване и осветление

Обикновено озвучаването и осветлението не са сред топ приоритетите при организацията на събитията или остават в края на дългия списък със задачи, които трябва да се изпълнят. Подход, който определено е грешен, защото за изграждането на трайни впечатления, добра ангажираност и повишен интерес от страна на гостите, именно тези два елемента – звук и светлина, имат ключово значение. С тяхна помощ се създава онази уникална атмосфера, която клиентът търси, а гостите очакват да получат.

Качествена храна и напитки

Много често кетъринг услугите се възлагат на външна фирма изпълнител и липсва достатъчен контрол върху предлаганите храни и напитки. Платата с хапки, могат да изглеждат много привлекателно на външен вид, но вкусовите им качества да не са на ниво. Затова персоналният подход и към този компонент е от изключителна важност, не само, за да се избегнат евентуални разминавания и недоразумения, но и за да се предложат креативни, различни и изненадващи кулинарни решения.

Реалистичен бюджет

Дори най-обикновеното фирмено събиране на служителите на компанията може да се окаже неочаквано скъпо, в случай, че разходите не са планирани добре предварително. Бъдете честни и открити с клиента и изгответе детайлен бюджет, който да бъде одобрен или отхвърлен в някоя част. Уверете се, че сте предвидили и непредвидените обстоятелства и правете редовно актуализиране на бюджета и планираните разходи, за да избегнете конфликтни моменти и да не застрашите успеха на събитието.

Опитен персонал

Опит и отдаденост – с това трябва да разполага всеки един член от екипа, реализиращ събитието. Уверете се, че всички ваши сътрудници или подизпълнители са достатъчно опитни в своята област – от барманите и главни готвачи, през флористите, озвучителите и други. През целия етап на планиране до финалната реализация, винаги гарантирайте топ изпълнение на всеки детайл от програмата на събитието. В този случай, успехът винаги ще бъде с вас!