Няколко стъпки при организиране на събитие

Организиране на събитие – това може да бъде вълнуващо предизвикателство или истинско изпитание – всичко зависи от добрата подготовка и способността ви да предвидите дори най-малките детайли.

Определете целта

Определете бюджета

Както и да смятате, каквото и да калкулирате, добавете поне още 15-20% над този бюджет, който да ви служи за буфер. Ще бъдете спокойни, че дори и да не сте предвидили нещо, то ще може да си го позволите – платите.
Определете внимателно разходите за наем на зала, техника, кетъринг, реклама и заплащане на всички участници – хонорари за водещи, DJ-и, участници и тн.

Прецизирайте датата, часа и мястото при всяко организиране на събитие

Освен всичко останало е важно да прецените дали избраната дата съвпада с някой празник, с ваканцията на учениците, или пък с друго важно мероприятие, което би могло да намали интереса към вашето събитие.

Часът трябва да е съобразен изцяло с темата и целта на събитието. Ако е обучение, ориентирано предимно към подобряване на квалификацията и участващите в него са изпратени от работодатели например, или са специалисти на свободна практика – то най-вероятно трябва да бъде през делничен ден в работно време.

При организиране на събитие, което е ориентирано към повишаване на квалификацията и е ориентирано предимно към хора, целящи надграждане на собствените си умения с цел смяна на работата – по-добре събитието да е в почивен ден или след работно време. Запазите място, дата и час.

Програмата

От изключителна важност е да определите кой какво и след кого ще говори!
Определянето на времевата рамка при организиране на събитие също е важна. В зависимост от целта на събитието трябва да определите лекторите, активностите, или пък забавленията (ако е тиймбилдинг, например). Всичко трябва да е фиксирано с конкретен час до минута (да не кажем, че понякога и до секунда). Както при определяне на бюджета, така и във времето трябва да сложите малко повече. Но трябва да е добре преценено и балансирано, за да не се измести рязко програмата. Имайте предвид, че определени хора могат да дойдат да чуят или видят определен лектор като ще го търси във времето, определено в представената програма. Затова бъдете точни.

Маркетинг и комуникация

Дори и най-добре замисленото и планирано събитие би се провалило, ако маркетингът и рекламата не са на необходимото ниво. Изготвянето на рекламните материали и промотирането на събитието чрез различни рекламни канали е от ИЗКЛЮЧИТЕЛНА ВАЖНОСТ! Не забравяйте и поканите към гостите, както и прессъобщенията към медиите. За някои събития изработката на специален уебсайт, страница или Фейсбук събитие са задължителни!

Регистрация и управление на участниците

Освен, че трябва да знаете кой е дошъл на събитието, което организирате, трябва да имате и неговите координати след това. Хората са най-ценният актив на едно събитие. Освен получаване на обратна връзка с цел надграждане на следващо такова събитие, е хубаво да си направите списък с координати, които ще ползвате за база данни с потенциални следващи гости. Благодарствените писма, и маркетинга след приключването на събитието не са за пренебрегване. Доброто организиране на събитие е референция за следващото такова!

Има още много други детайли, които са свързани с организирането на конкретно запитване, но ако планирате конкретно събитие, ние можем да ви помогнем с по-подробен план! ?

Свържете се нас и заедно ще планираме всичко необходимо за вашето събитие!

Или пък намерете най-подходящото място за вашето събитие ТУК.

Харесвам тази статия