Всяко събитие е сложно, многопластово цяло. На различните етапи то поставя различни изисквания и различни негови елементи се очертават като приоритетни. Ключовите компоненти на етап организация са определяща предпоставка за успеха. Но решаващо е съдържанието, това което е самото събитие, което занимава и запленява умовете и чувствата на участниците в него.

Кои са ключовите компоненти на ниво „съдържание“? На какво трябва да обърнете специално внимание, за да спечелите посетителите, да ги превърнете в активни участници и привърженици?

 

Повод и тематика

Защо правите събитието и какво ще кажете на публиката с него?

Отговорът на тези въпроси ще предопредели целите и задачите, които ще решавате, ключовите компоненти и техните специфики.

Примерно – когато искате да представите нов продукт и да убедите аудиторията, че той е най-добрият в своя клас, или да отбележите юбилей и да заявите амбициите си за още по-успешно развитие – целевите групи на събитията са различни, подходите и начините за общуване с тях и планираните активности – също.

 

Локация

Къде да се състои събитието?

Разбира се, на достатъчно впечатляващо място. Но все пак – по какви критерии да го изберете? Изборът му ще зависи от повода и тематиката, от характеристиките на целевата група и предвижданите активности.

Изискванията към обстановката при сбирка на акционерите на голяма компания са едни. При сбирка на екоактивисти – други, и съвсем различни – при конференции и семинари с образователни цели. При всички случай обаче ще трябва да осигурите нужния комфорт, възможност за отдих и релакс, за забавление и натрупване на нови впечатления, съответни на очакванията на всяка от аудиториите.

 

Програма и разписание

Какво ще правят участниците в събитието и кога ще го правят?

И това зависи от избрания повод и тематика, от определения предварително профил на участника, от допълнителните възможности, които предоставя локацията.

В зависимост от броя на участниците всички могат да се включват едновременно в едни и същи активности. При големи събития с изявени различия вътре в целевата група успоредно могат да текат различни дискусии, конкурси, викторини, семинари, работилници, дегустации, изложби и т. н. Участниците могат да са предварително определени и записани, но могат и свободно да преливат от активност в активност според интересите си. Внимателно изготвеният график трябва да обвързва всичко, планирано за дните на събитието, но е задължително да предвижда и минимален времеви резерв – за всеки случай.

 

Интерактивност

Възможно ли е участниците да влияят върху развитието на събитието, а вие – да реагирате с промени в движение?

Интерактивността превръща гостите в съавтори. Кара ги да се чувстват лично въвлечени и ангажирани, не просто да присъстват, а да съучастват и съпреживяват. Насърчава ги да са активни, да споделят, да търсят интересни и нови неща, да правят нови контакти.

Вие пък имате възможност да поправите дребни грешки и пропуски, да пренасочите хората към едни или други активности, за да бъде участието им ползотворно за тях самите и за успеха на мероприятието.

 

Технологии и изкуствен интелект

Технологиите са най-видими при озвучаването и осветлението на мястото на събитието, при визуалните ефекти и впечатляващите презентации. Те подкрепят спойката между участници и организатори – интерактивността.

Изкуственият интелект е особено полезен в невидимата за външния зрител част на събитието – планирането, организацията, контактите с доставчици и партньори, обслужването и т. н. Той улеснява комуникацията с аудиторията на ранните етапи, следи за поканите, ангажираността и настроенията на целевата група. Оказва неоценима помощ при резервациите и регистрациите, при настаняването и обратната връзка с участниците, при обработката и анализа на натрупаните данни.

Планирането, организирането и провеждането на едно събитие е като пъзел. Множество ключови компоненти и още повече второстепенни трябва да паснат перфектно един към друг, за да се получи очакваният ефект.

 

Потърсете ни, когато нещо не пасва. Ние сме на ваше разположение.