Мястото на провеждане на събитието до голяма степен определя резултатността му. И най-добре подготвените лектори (програма) ще се провалят, ако на участниците им е некомфортно, студено или горещо, задушно, шумно, столовете са неудобни т. н. И това не е всичко – докато нямате утвърдена зала, вие не можете да оповестите датата на събитието, нито да го рекламирате. Накратко – добрата организация започва със сполучливо избраното място. Какви са определящите критерии при избора на зала?

 

Лесен достъп и сигурност

Залата трябва да е лесно достъпна за конкретните участници. Ако те са местни – трябва да има добри транспортни връзки с целия град. Ако са гости от другаде или от чужбина – да е в близост до хотела, в които са настанени. Добре е да има безплатен паркинг в околността.

Проверете как се гарантира сигурността на мястото – с жива охрана, охранителна техника, противопожарна система.

 

Отзивчивост на персонала

Дори и в началото да ви се струва маловажно, бързината на реакция и стилът на работа на екипа, обслужващ залата са много важни. От неговата експедитивност, професионализъм и коректност зависи не само лекотата, с която ще се случва организацията на събитието, но и как ще протече самото събитие. Затова, ако не получите отговор на запитването си за 24 часа, бъдете нащрек. Идете на място без предизвестие, влезте като участник на чуждо мероприятие. Обърнете внимание на начина, по който ще ви посрещнат – така вероятно ще посрещнат и гостите ви.

 

 

хотел Холидей ИнДобро оборудване, акустика и бърз Wi-Fi

Дали ще провеждате конференция, семинар или обучение, ще ви е необходимо добро техническо оборудване – като се започне от удобни столове (и маси) и се стигне до мултимедия, видеоконферентна техника, озвучаване, микрофони за обсъждания и дискусии, прожекционен екран, флипчарт и т. н. При международни събития ще ви е нужна система за симултанен превод. Поискайте да ви дефинират какво се разбира под „бърз Wi-Fi“.

Не спестявайте точно от оборудването, защото рискувате да се провалите. Освен това задължително го изпробвайте предварително – винаги са възможни неприятни изненади. Договорете поддръжка на аудио-визуалната техника по

 време на самото събитие.

Зала Витоша Хотел Holiday Inn София

 

 

При обучения, семинари и конференции е добре на разположение да са услуги за разпечатване и размножаване.

 

зала под наемДобра климатизация и шумоизолация, естествено осветление

Студът, както и горещината, не стимулират ползотворната работа. Проверете в какво състояние са климатизацията и вентилацията. Проникването на уличните шумове или смесването на гласа на лектора от съседната зала с гласа на вашия лектор бързо ще доведе до умора и досада у аудиторията.

Задължително е да има възможност за затъмнение на помещението, но отдавайте предпочитание на залите с големи прозорци.

Луксът в залата, която търсите, трябва да е адекватен на ранга на участниците в събитието – примерно – обучителен семинар за служители или среща на борда на директорите.

 

Зала Европа

 

зала под наемГолемината на залата и възможностите за гъвкавост при подреждането ѝ

Предлагат се за наемане различни зали – от такива за под 10 човека, до такива за стотици участници. Капацитетът им обикновено се обявява при подреждане тип „театър“. При него се събират максимум хора. То обаче е подходящо за кратки събития, при които участниците са до голяма степен пасивни – еднодневни презентации, пресконференции, събрания.

При обучения и международни събития по-подходящи са подреждания като „класна стая“, в кръг или П-образно, „заседателна зала“. При тях капацитетът на помещението чувствително намалява – понякога повече от два пъти. Не пропускайте да го уточните, за да не се окаже в последния момент, че местата     Мултифункционална зала 

 

не достигат. Винаги планирайте около 10-15% резервна площ над бройката на участниците, за да има въздух и възможност за движение в залата.

Не забравяйте да проучите възможностите за брандиране на мястото и поставяне на спонсорска реклама.

 

Кафе паузите и обядът

Те са много важни не само защото ще позволят на хората да се подкрепят и ободрят, но и защото са време за неформално общуване, за опознаване на участниците, за обмяна на идеи и т. н. Обикновено когато не са част от ресторантски или хотелски комплекс, залите си партнират с фирми за кетъринг. Попитайте още в началото, за да имате време да наемете такава, ако се налага.

Наемът на залата поглъща значителна част от бюджета. Ако сте намерили точно каквото ви трябва, преговаряйте упорито. При нужда поемете ангажимент за дългосрочно партньорство.